Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise des Rheinisch – Westfälischen – Schleppjagverein e.V.

Ab dem 25. Mai 2018 findet die geltende EU-Datenschutzverordnung (DS-GVO) Anwendung. Es handelt sich bei der DS-GVO um ein Gesetz, das einheitlich in Europa gilt.

Mit dieser Erklärung informieren wir unsere Mitglieder, wie wir mit den personenbezogenen Daten umgehen und welche Rechte den Mitgliedern zustehen. Diese Hinweise werden – soweit erforderlich – aktualisiert und in unserem Jagdkalender sowie auf der Homepage veröffentlicht.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich sind wir, der
Rheinisch-Westfälische-Schleppjagverein e.V.,
Schloss Schwarzenstein,
Schwarzensteiner Weg 71
46569 Hünxe – Drevenack

2. An wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für den Umgang mit den Daten ist:

Frau Birgit Wiesehahn-Haas
E-Mail Adresse: [email protected]
Tel.-Nr.: 0171-3193061

3. Welche Quellen und Daten werden genutzt?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unseres Vereinslebens erhalten. Dazu zählen u.a. Mitglieder, die wir im Rahmen der Satzung zu den Mitgliederversammlungen einladen, von denen wir die Mitgliedsbeiträge erheben und die wir zu Veranstaltungen einladen, deren Erfolg maßgeblich von dem Engagement der Mitglieder abhängt. Unsere Mitglieder stimmen sich untereinander ab, um besondere Ereignisse vorzubereiten und Gäste einzuladen.

Es ist eine dauerhafte Abstimmung zwischen allen Mitgliedern notwendig, um ein lebendiges Vereinsleben zu ermöglichen. Es gibt befreundete Vereine, mit denen wir gemeinsam Veranstaltungen durchführen, zu denen sich Mitglieder melden. Deswegen ist es notwendig, dass die vollständigen Adressen der Vereinsmitglieder nebst E-Mail-Adresse und Telefonnummer – soweit vorhanden – veröffentlicht werden. Nur so ist es möglich, dass die Vereinsmitglieder auch unmittelbar untereinander sich austauschen, verabreden oder koordinieren können.

Wir veröffentlichen Rundschreiben/Zeitungsberichte, die von Personen verfasst werden, die Gastgeber einer Jagd sind/waren, ein Jubiläum zu feiern hatten oder sonst zu ehren sind.

Bei unseren Großereignissen werden Lichtbilder/Videos von der Veranstaltung gefertigt, aus denen wir auszugsweise Fotos in unserem Jagdkalender und – verschlüsselt – auf der Homepage veröffentlichen.
4. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

§ 3.1B DS-GVO
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung der uns gem. Satzung zugewiesenen Aufgaben. Wir haben sie als eingetragene Mitglieder des Vereins regelmäßig zu den Mitgliederversammlungen einzuladen. Die Mitgliederversammlung ist das maßgebliche Entscheidungsgremium. Des Weiteren sind die Mitgliederbeiträge buchhalterisch zu erfassen.
Unter diesem Aspekt sind auch die Anfragen auf eine Mitgliedschaft, Sanktionen oder Ausschlüsse zu betrachten.

§ 3.2 DS-GVO
Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6, Abs. 1f DS-GVO).
Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen unseres Vereins verwenden. Dies erfolgt zu folgenden Zwecken:

– Die Vereinsziele können nicht vom Vorstand allein umgesetzt werden. Dieses Organ kann nur die Aufrechterhaltung der Formalien leisten.

– Die Mitglieder bestimmen die Veranstaltungen, die organisiert und zu denen eingeladen wird – oder an denen der Verein teilnimmt. Der anfallende Abstimmungsbedarf geschieht unmittelbar zwischen den Mitgliedern, teile auch aus unterschiedlichen Sektionen. Das Namensverzeichnis unterstützt unsere Mitglieder bei der Organisation der Veranstaltungen/ Ereignisse.

– Fotos/Videos von Veranstaltungen stärken das Vereinsleben.

§ 3.3 DS-GVO
Rechtsmäßigkeit der Verarbeitung (Art. 6, Abs. 1b DS-GVO)
Die Übergabe Ihrer personenbezogenen Daten ist die Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft insbesondere Ihre etwaige Einwilligung bei Ihrer Aufnahme in den Verein und die Weitergabe Ihrer Daten zur Einbindung in das Vereinsleben.

Insoweit ergibt sich eine Besonderheit bei unseren jugendlichen Mitgliedern. Kinder – und als solche betrachten wir alle Jugendliche bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres – können keine Einwilligung zur Verarbeitung ihrer Daten geben. Diese Einwilligung ist von den Eltern zu erteilen. Liegt keine schriftliche Einwilligung der Erziehungsberechtigten vor, dann werden diese Mitglieder namentlich in der Mitgliederliste nicht mehr geführt.

Die Eltern können ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, wie Sie sie uns gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Der Widerruf wirkt nur für die zukünftige Verarbeitung.

§ 3.4 DS-GVO
Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6, Abs. 1c DS-GVO)
Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, bzw. gesetzlichen Anforderungen. Wir haben Bücher zu führen und die Steuergesetze einzuhalten. In diesem Zusammenhang sind wir gesetzlich verpflichtet, die von uns erhobenen Daten zu speichern.

§ 4. DS-GVO
Wer bekommt meine Daten?
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Innerhalb des Vereins erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten und zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Darunter verstehen wir die diversen Gruppen, die sich untereinander abstimmen zur Vorbereitung der Veranstaltungen/Ereignisse. Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

– Von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO)
Das sind zum einen Steuerberater, Rechtsanwälte pp., die zur besonderen Verschwiegenheit verpflichtet werden.

– Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sowie – sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, werden Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Darüber hinaus unterliegen wir als Verein verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u.a. aus dem Vereinsrecht und der Abgabenordnung ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen 2 bis 10 Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach dem § 195 ff. des BGB, in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Wir übermitteln Ihre Daten in Staaten außerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes – EWR – nur, soweit dies im Rahmen unserer Aufgaben liegt oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt hat.

7. Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich?
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 BDSG in seiner ab dem 25. Mai 2018 gültigen Fassung) auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) auf Löschung (Art. 17 DS-GVO., § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG).

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft in dem Verein müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir Sie nicht aufnehmen können oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen und ggf. beenden müssen.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DS-GVO.

10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht automatisiert oder mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten.

11. Welche Widerspruchsrechte habe ich (Art. 21 DS-GVO)?

a.) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6, Abs. 1F DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, Sie können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Das Recht an Ihrem Bild ist Ihnen unbenommen. Ihre Persönlichkeitsrechte achten wir. Sobald Sie der Verwertung Ihrer Bilder widersprechen, werden wir das für die Zukunft berücksichtigen. Für die Vergangenheit wird sich eine solche Lösung nicht mehr bieten.

Andererseits können Lichtbilder im Jahreskalender veröffentlicht sein. Hier können wir uns nur verpflichten, diese Lichtbilder im Falle Ihres Widerrufs nicht erneut zu verwenden. Allerdings werden wir den herausgegebenen Kalender aufgrund dessen nicht einziehen.

Soweit die Lichtbilder im Internet veröffentlicht sind, sind sie nur zugänglich über einen Zugangscode, den nur Mitglieder des Vereins besitzen. Von der Homepage können wir Ihre Bilder entfernen, nachdem Sie der weiteren Verwendung widersprochen haben.

b.) Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten von Minderjährigen/Jugendlichen
Nur mit Einwilligung der Eltern werden die persönlichen Daten unserer Kinder/Jugendlichen geführt. In der Einwilligung ist darauf hingewiesen, dass die Eltern jederzeit die Einwilligung widerrufen können. Soweit der Name auf unserer Homepage veröffentlicht ist, können wir ihn nach erfolgtem Widerruf dort entfernen. Bei den Print-Medien ist das nicht möglich. Hier können wir nur zusagen, dass wir bei der nächsten Ausgabe des Jagdkalenders den Namen des Kindes löschen werden.

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